Mittwoch, 12. März 2014

TIME TRACKING ratet Ihnen: Vereinen und erobern Sie Ihre Zeit indem Sie Ihre Telefonate und Aufgaben zusammenwickeln!

Einer der Vorteile eines Zeiterfassungssystems ist die Möglichkeit in die Vergangenheit zurückzublicken. Was meine ich damit? Sie können auf die letzten paar Tage zurückschauen und deutlich merken, wie Sie Ihre Aufgaben in Ihrem täglichen Leben verwalten. Es ist ein Blick der viel genauer ist als bloß sich daran zu erinnern (oder versuchen sich daran zu erinnern) was Sie mit Ihrer Zeit gemacht haben oder im Tagebuch nachzuschauen.

Man kann von dem Einblick heraus schließen, dass man manchmal die Aktivitäten, auch wenn man sie effektiv verbringt, an dem falschen Zeitpunkt ausübt. Daher kann man denken, dass man lieber die Aktivitäten gar nicht machen sollte um dies zu verhindern. Man denkt, okay, ich habe zu viel Zeit an den Aktivitäten verbracht, ich sollte sie lieber verwerfen. Aber das stimmt nicht. Die Aktivitäten kann man einfach auch während der unproduktiven Zeit machen.

Der Vorschlag den wir haben ist die häufigste Aktivität, welche eine Geschäftsperson tätigen muss, anders zu arrangieren: die Telefonate. Die Idee ist Ihnen eine Übersicht zu geben, wie Sie die Telefonate als eine separate Aktivität einordnen anstatt die Telefonate als Aktivität mit einer Aufgabe verbinden. Dies kann Ihnen Zeit sparen während Sie weiterhin effektiv kommunizieren.

1-     Wann sollen Sie die Telefonate tätigen?

Sobald Sie wissen welche Anrufe Sie egal wann tätigen können, sollten Sie die Tageszeit finden wann Sie wenig zu tun haben. Es sollte eine Zeit sein wenn Sie entspannt sind oder wenn Sie mehrere Sachen auf einmal machen können, wie z.B. warten in einer Schlange, mit dem Hund spazieren, oder auf der Hin und Rückfahrt zur Arbeit. Im Endeffekt können Sie die Telefonate auch zwischen Aufgaben tätigen oder während Sie etwas anderes tun.
Bewertung der verbrachten Zeit in primaERP TIME TRACKING
Evaluation of time spent in primaERP TIME TRACKING

2-     Wie sollen Sie die Telefonate nehmen?

Falls möglich, sollten Sie eine Liste der notwendigen Telefonate bereit haben sowie alle notwendigen Dokumente. Sie können den Anruf selber und das Sammeln der notwendigen Informationen als 2 verschiedene Aufgaben vermerken. Versuchen Sie auch zu schätzem wie lang der Anruf dauern wird und halten Sie diese Zeit ein.

Tipp 1: Wenn jemand Sie fragt wann die beste Zeit ist Sie anzurufen, schlagen Sie die Zeit vor, die Sie Ihren Telefonaten widmen.


Tipp 2: Verweigern Sie unwichtige Anrufe und rufen Sie die Person in der gewidmeten Zeit zurück.



Tipp 3: Falls Sie per Handy anrufen, können Sie eine Liste erstellen indem Sie die verschiedenen 
Telefonnummern wählen aber nicht durchklingeln lassen. Somit haben Sie in der Protokolle Ihres Handy alle gewählten Nummern und können eine nach der anderen durchgehen und so Ihre Anrufe verwalten.


Bitte bemerken Sie das dies nicht bedeuten soll, dass Sie Ihre Freizeit aufgeben. Ganz im Gegenteil: Sie machen die Dinge fertig und haben dann mehr Zeit für sich selbst J

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