Dienstag, 16. Dezember 2014

Wie Sie mit TIME TRACKING anfangen können Ihre Kunden stündlich abzurechnen




Wenn Sie täglich für einen Kunden arbeiten, entweder stündlich oder per Projekt mit einem Fixpreis (was mehr oder weniger Ihre Zeit reflektiert), dann müssen Sie eigentlich Ihre Zeit erfassen. Typische Nutzer in dieser Kategorie sind Beratungsfirmen, Grafik Design und Architekturstudios sowie die meisten Freiberufler.

Falls Sie sich in der obenstehenden Beschreibung finden, ist primaERP TIME TRACKING das Tool für Sie. Wir haben die besten Praktiken für die Kontoerstellung von unseren Nutzern und unseren eigenen Erfahrungen gesammelt und in diesem Artikel zusammengestellt. Wir hoffen, dass dies Ihnen helfen wird die häufigsten Fehler zu vermeiden und so viel wie möglich von primaERP und Ihrer Zeit zu lernen.


Schritt 1: Ihr primaERP Konto zu organisieren

Wenn Sie Ihre Kunden „ungefähr“ abgerechnet haben oder Ihre Zeit einfach per Excel oder einem Blatt Papier & Stift erfasst haben, ist dieser Schritt der wichtigste auf dem Weg Ihre Zeit besser zu organisieren. Jede Minute, die Sie in die richtige Aufstellung des Kontos investieren, wird sich in der Zukunft auf jedenfalls zigmal rentieren.

A) Kunden

Kunden sind das höchste Level der Hierarchie- sie sind diejenigen, für welche Sie Ihre Arbeit abrechnen müssen und mit welchen Sie die Aufgaben, Preise, usw. aushandeln.  Sie können viele oder ganz wenige haben- in beiden Fällen sollten Sie sie Ihrem Konto in dem Verwalten-Kunden Abschnitt hinzufügen. Zusätzlich zu dem Namen können Sie auch dem Kunden einen Code zuweisen (sehr hilfreich wenn Sie viele haben), sowie auch Ansprechpartner (nur falls Sie möchten natürlich).


Kunde anlegen
Falls Sie Ihre Kunden pro Stunde abrechnen, ohne eine detaillierte Übersicht Ihrer Arbeit (also ohne Projekte, Aufgaben und/oder Tätigkeiten), dann können Sie jetzt schon Leute Ihrem Konto hinzufügen (sehen Sie Abschnitt D) und sofort anfangen Ihre Zeit zu erfassen.

B) Projekte und Aufgaben

Sie brauchen normalerweise Projekte in primaERP, wenn Sie für Kunden mit mehreren, größeren Anfragen haben, die Sie jedoch separat abrechnen möchten.

Falls Sie noch mehr komplexe Projekte haben, können Sie diese Projekte in noch kleinere Teile aufteilen, welches die Aufgaben in primaERP sind. Diese sind immer mit dem spezifischen Projekt verbunden. Sie können die Aufgaben und Projekte unter Verwalten-Projekte und dann in den Projektdetails erstellen.


Projekt erstellen
Sie werden sehen, dass Sie Projekte und/oder Aufgaben für manche Kunden benötigen, aber für manche auch nicht. Dies ist ganz normal; Sie können die verschiedenen Wege benutzen um Ihre Zeit zu erfassen und abzurechnen und sie je nach Kunde individualisieren.

C) Tätigkeiten

Tätigkeiten sind sehr hilfreich wenn Sie mehrere verschiedene Leistungen Ihrem Kunden anbieten, für welche Sie verschiedene Stundensätze haben (z.B. Standard oder Ermäßigung). Anders wie Projekte und Aufgaben, sind Tätigkeiten nicht auf den Kunden abhängig aber eher auf die Leistungen die Sie mehreren Kunden anbieten können. Um schneller mit den Tätigkeiten zu arbeiten, empfehlen wir Ihnen diese so generell wie möglich zu halten, damit Sie am Ende nicht mehr wie 25 haben. Sie können jedoch die Tätigkeiten auch auf das spezifische Projekt beziehen und dies dann auch einfacher und übersichtlicher verwalten.

Tätigkeit erstellen

D) Benutzer und Projektmitglieder

Jetzt haben Sie Ihr Konto erstellt. Der nächste Schritt ist Ihre Mitarbeiter oder Freunde zu Ihrem Konto einzuladen, indem Sie auf das Einstellungen Symbol oben rechts kicken, und dann auf Benutzer.

Falls Sie mit Projekten arbeiten und Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter ihre Zeit auch an den jeweiligen Projekten erfassen, müssen Sie diese als Projektmitglieder hinzufügen. Sie können dies unter Verwalten, dann Projekte und dann per Mitglieder Leiste tun.


Zum Schluss:

Sie sind fertig! Glückwunsch! Sie haben nun Ihr Zeiterfassung-Konto richtig aufgestellt, welches Ihre täglichen Aktivitäten reflektiert, sowie Ihre Zeit so präzis und einfach wie möglich erfasst.


Zusammenfassung:

   
1)  Erstellen Sie Ihre Kunden in primaERP.  

    2)  Falls Sie an mehreren Sachen für einen Kunden arbeiten, sollten Sie individuelle
         Projekte dafür erstellen. Falls diese komplex sind, sollten Sie diese in Aufgaben 
         aufteilen. 
   3)   Falls Sie verschiedene Stundensätze für Ihre Leistungen haben, sollten Sie 
        Tätigkeiten erstellen.
   4)   Laden Sie Ihre Mitarbeiter zu Ihrem primaERP Konto per Einstellungen ein.
   5)   Fangen Sie an Ihre Zeit mit der Stoppuhr zu erfassen.
   6)   Es ist völlig in Ordnung einfach anzufangen- Sie können das Konto später detaillierter
         aufstellen.

Als nächstes: Die Preisgestaltung- wie Sie Ihre Stundensätze erstellen ohne Ihre Zeiterfassung zu komplizieren.


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