Dienstag, 24. Februar 2015

Kalkulieren Sie Ihre Ausgaben gemäß der Zeit


Zeit ist Geld
Zeit ist Geld, das wissen wir bereits. Sie kann eigentlich auch sehr einfach quantifiziert werden wenn man es sich überlegt; man nimmt die gesamten monatlichen Kosten des Arbeitnehmers (Lohn, Internet, Telefon, etc.) und die durchschnittliche Anzahl der monatlichen Arbeitsstunden (168 wenn Sie 8 Stunden pro Tag und 21 Tage pro Monat nehmen) und schon hat man einen Stundensatz und weiß wie viel die Zeit einem kostet.

Es gibt jedoch ein kleines „Problem“- Menschen sind keine Maschinen und unsere Leistungen können nicht  standardmäßig eingeteilt werden. Im Gegenteil, wir sind weit entfernt von einer Fabrik zu sein, und die gleiche Aufgabe nach der anderen zu tun. Wir sind von dem Arbeitsumfeld, Wetter, Zeit, Hormone und zig andere Dinge beeinflusst. Das Resultat ist, dass wir einen Tag nicht produktiv sind und an einem anderen Tag die Schwerkraft erfinden oder Mona Lisa malen.
Der Fakt, dass man die Kosten der Zeit nicht genau vorhersagen kann, bedeutet aber nicht dass Sie Ihre Zeit nicht erfassen oder damit arbeiten sollen. Sie sollten das große Bild sehen und die Zeit in der Langzeit bewerten. Und wie? Dafür gibt es Zeiterfassung Tools. :-) Falls Sie in einer großen Firma arbeiten, hilft es diese per Abteilung zu implementieren, da die Daten Ihnen persönlich mehr bedeuten und Sie dadurch bessere Entscheidungen treffen können. Außerdem hilft es auch der Organisation. Und wie genau? Lassen Sie es uns mit primaERP genauer anschauen

Leute sind an erster Stelle

Also was ist der wichtigste Teil einer Abteilung? Genau, die Leute. Das ist der Grund warum Sie eine Software benutzen sollen, die für Teams gemacht wurde. primaERP ist genau eine solche. Also erstellen Sie Ihr Konto und laden Sie Ihr Team ein.

Der Preis einer Stunde

Da die Zeit der Leute wertvoll und unentbehrlich ist, sollten Sie sie bei den Kosten und Ausgaben miteinbeziehen und einen Preis für die Arbeit (Zeit) festsetzen. Sie können dies in dem Billing Modul von primaERP tun, welches Sie in der App oben links finden können. Diese Informationen über den Preis sind sensitiv, aber keine Angst, nur Sie als Manager können die Preise sehen. Ihre Kollegen haben nur die Grundrechte in der App (Rollen in primaERP).  

Was machen Sie und für wen?

Sagen Sie Ihrem Team, dass sie die Dinge aufschreiben sollen, welche am längsten brauchen und machen Sie das gleiche auch. Kombinieren Sie die Listen aber passen Sie auf, dass sie nicht mehr als 15-20 Artikel enthält. Weniger ist auch okay aber falls es mehr sind, versuchen Sie manche zusammenzufügen.

Gehen Sie durch die Liste und fragen Sie sich, FÜR WEN Sie/sie die Aufgaben tun- das ist Ihr Kunde. Es kann ein echter Kunde von Ihrer Firma sein oder es kann auch jemand von der Firma sein, wie z.B. der Geschäftsführer, eine interne Abteilung oder ein Projekt Manager. Das wichtigste ist, dass die Arbeit ihm/ihr hilft und dass die Arbeit auf seine Kosten kommt. Im Endeffekt sollte die ganze Arbeit Kunden zugewiesen werden, aber es gibt natürlich auch Routine Dinge, wie E-Mails schreiben und Berichte drucken, welche auch ohne Kunden sein können. Sie sollten aber auch für die Routine Arbeit einen „Kunden“ erstellen, damit Sie sehen können, wie viel Zeit Sie damit verbringen. Sie können auch das Anmerkungsfeld in den Datensätzen benutzen um zu beschreiben, was Sie wirklich machen und dadurch eine detaillierte Übersicht haben.


Wie Sie sehen habe ich die Kunden in primaERP angegeben für welche ich arbeite, also den Geschäftsführer, Kunden, Entwicklungsabteilung und für die täglichen Aufgaben habe ich den internen “Kunden” erstellt.

Legen Sie Ihre Projekte fest

Also nehmen Sie Ihre Aufgabenliste und gruppieren Sie diese zusammen gemäß deren Ziel. Dieses Ziel kann das Projekt sein und die spezifischen Dinge die Sie tun, können Sie als Aufgaben für das Projekt einstellen. Hier ist ein Beispiel wie ich es in primaERP aufgestellt habe:


Wo ist Ihre Zeit hin?
Nach einiger Zeit möchten Sie wahrscheinlich diese Informationen anschauen und analysieren, aber wie genau? Hier ist es wichtig ein Tool zu haben, welches diesen Prozess automatisiert und vereinfacht, da es kompliziert sein kann. primaERP hat einige Berichte, welche sich auf die wichtigsten Teile einer Organisation konzentrieren:
In dem Projektbericht können Sie sehen, wie viel Zeit Sie in einem gegebenen Zeitraum investiert haben. Falls Sie einen Stundensatz Ihren Kollegen zugewiesen haben, werden Sie auch die Kosten für das Projekt sehen. Mit dem Filter können Sie wählen, welche Informationen Sie sehen möchten. Zum Beispiel können Sie die gesamte Projektzeit mit der geplanten Zeit vergleichen um zu sehen, ob es effizient war und ob Sie es irgendwie verbessern können. Indem Sie auf das Projekt klicken, können Sie mehr Details sehen. 

Wer hat an was gearbeitet?

In dem Teambericht können Sie sehen, wie viel Ihr Team gearbeitet hat und ob jemand vergessen hat, seine Zeit zu erfassen. So wie bei dem Projektbericht können Sie auch hier auf den Namen klicken um mehr Informationen zu erhalten. Eine andere Möglichkeit mehr Informationen über Ihr Team zu haben, ist in der Teamübersicht, wo Sie einfach die erfasste Zeit Ihres Teams sehen und bearbeiten können.

Alle Daten an einem Ort

Egal was für eine Frage Sie über die erfasste Zeit haben, Sie werden die Antwort in dem vollständigen Bericht finden. Sie sollten hier vor allem den „Kunden“ kontrollieren, zu welchem Sie die Routine Arbeit zugewiesen haben und die Anmerkungen lesen, um zu sehen was genau getan wurde. Sie können dann sehen wie viel Zeit und Geld diese Routinen kosten und diese unproduktive Arbeit verbessern.

Zusammenfassung

      1)      Entscheiden Sie die Zeit in Abteilungen zu erfassen, wählen Sie ein Tool wie primaERP
               und laden Sie Ihre Kollegen zu dem Team ein.

      2)      Setzen Sie einen Stundensatz für Ihre Team- Mitglieder fest

     3)      Machen Sie eine Liste mit den Aufgaben der Abteilung und für wen sie getan werden,
              damit Sie Kunden und Projekte erstellen können.

     4)      Fangen Sie an die Zeit zu erfassen.

     5)      Nach einem Monat (spätestens), schauen Sie sich die Daten an und analysieren Sie die
              Resultaten.

Zum Schluss

Sie haben jetzt einen Weg gefunden, wie Sie die Kosten von Ihrer Zeit und die Ihrer Kollegen sehen können. Sobald Sie die Daten analysiert haben und die beste Option für Ihr Team gefunden haben, können Sie das Tool anders einstellen um verschiedene Informationen zu erhalten. In diesem Artikel haben Sie gesehen, wie Sie primaERP benutzen können um die Kosten und Nummern zu sehen. Aber Sie selbst müssen jetzt immer noch die richtige Entscheidung machen :-)

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