Freitag, 13. Februar 2015

Kosten und Ausgaben werden bis auf den letzten Cent gezählt- also sollte Ihre Zeit nicht auch dazugehören?



Zeit als eine Ressource
„Der teuerste Aufwand ist der Aufwand an Zeit“. Diese Idee stammt von Antiphon, der Zeitgenosse von Socrates. Sogar im alten Griechenland haben sie schon gewusst, dass Zeit berechnet werden soll und dass es für das tägliche Leben notwendig ist. Warum ignorieren wir Menschen es dann heute so oft? In jeder Firma sind wir so akkurat in der Buchhaltung- wir wissen genau wie viel Büroklammern oder Kaffee wir benötigen, wie viel wir kaufen und verkaufen sollen. Aber wissen wir, wie viel unsere Zeit eigentlich wert ist?

Auswahl der Kugelschreiber

Hier ist ein Beispiel, wie Sie Ihre Zeit schätzen sollen: der Marketing Assistent bekommt die Aufgabe, im Internet für Kugelschreiber für den Geschäftsführer zu recherchieren. Er findet eine Auswahl an Kugelschreiber, zeigt diese zu seinem Vorgesetzten, welcher dann die drei besten aussucht. Er zeigt diese dem Geschäftsführer (da er immer das letzte Wort hat) und ihm gefällt einer davon, jedoch ist der Preis nicht günstig. Was dann folgt sind Preisverhandlungen und am Ende erhält er einen 10% Rabatt. Bei einer Bestellung von fünftausend Kugelschreibern mit dem Stückpreis für €0,10, spart er ganze €500. Oder? Lassen Sie uns nachrechnen: 


MARK. ASSISTENT
MARK. LEITER
GESCHÄFTSFÜHRER
Kuli Auswahl
1,5 Std


Meetings
1,5 Std
1,5 Std
1 Std
Preisverhandlungen
2,5 Std
1 Std
0,5 Std
Gesamt
5,5 Std
2,5 Std
1,5 Std

Also haben Sie 9,5 Stunden an diesem einfachen Prozess verbraucht, was fast ein Viertel der Arbeitswoche ist. Vier Stunden wurden alleine an der Verhandlung für den €500 Rabatt verbracht. Wenn man jetzt noch an den Lohn des Marketing Assistent inkl. Steuern und zusätzlichen Kosten (Computer, Internet, Strom, Heizung) denkt, von dem Lohn des Geschäftsführers ganz abgesehen, ist es wirklich ein Rabatt? Haben Sie in der Zwischenzeit es bei Ihnen persönlich gerechnet? Falls ja, dann sollten Sie die Summe mal 2 nehmen, da Sie nicht nur die Zeit für die Verhandlungen gebraucht haben, aber auch die Zeit, die Sie für etwas anderes nutzen konnten.  

Wir könnten jetzt wahrscheinlich 10 Wege (er)finden, wie man den Prozess verbessern kann, aber haben wir irgendwelche Informationen, auf welche diese basiert sind? Ich habe die Daten für dieses Beispiel auf dem gleichen Weg gefunden, wie manche Unternehmen tun- die Hälfte war geraten, die andere Hälfte war erfunden. Sehen Sie jetzt das Problem mit dem Beispiel? Während wir den genauen Preis für den Kugelschreiber hatten, mussten wir raten wie lange der Prozess gedauert hat. Ein paar Stunden hin oder her macht ja kein Unterschied oder? Falsch, es kann Hunderte von Euros bedeuten, jedoch verlassen wir uns immer noch auf Schätzungen.

Zeit als eine Ressource bei Kernprozessen
  
In jeder Firma gibt es Dutzende von „Kugelschreiber Einkauf“ Situationen pro Jahr, aber die menschliche Zeit ist auch ein Mittel, welches Sie während den wichtigen Prozessen Ihres Unternehmens benötigen, d.h. diejenigen, mit welchen sie Geld verdienen. Der Kernprozess ist verschieden für jedes Unternehmen, aber nichtsdestotrotz, falls Sie nicht Ihre investierte Zeit erfassen können, werden Sie keine akkuraten Informationen über Ihre Rentabilität erhalten- auch wenn Sie den Preis der letzten Schraube wissen. 

Zeit als eine Ressource bei Support-Abteilungen

Eine andere Ressource, welche viel Zeit aufnimmt, sind die Support-Abteilungen, wessen Arbeit nicht direkt das Einkommen der Firma affektiert- die IT Abteilung, Buchhaltung, Vermögensverwaltung und für manche sogar Marketing. Welche Abteilung nun Support ist, kommt auf die Branche an- bei Logistik oder Transportunternehmen ist die Fuhrparkverwaltung der Support, während bei einem E-Shop für den Eigentümer Marketing nie als „nur“ Support in Frage kommt. Was sie jedoch gemeinsam haben, ist dass sie viel Zeit von der Firma verbrauchen ohne direkt das Einkommen zu beeinflussen. Daher ist es notwendig die Zeit zu erfassen und die damit verbundenen Kosten den jeweiligen Projekten zuzuweisen. 

Erfassen, erfassen… und erfassen!

Die Zeit die Sie an etwas verbringen kann einfach nicht genau geschätzt werden, zumindest nicht ohne vorherige Erfahrung und/oder akkurate Daten. Sie müssen eine Übersicht Ihrer Zeit haben.

Die richtige Zeiterfassung zu finden ist eine relativ schwierige Aufgabe für Firmen, da diese viele Details und genug Informationen anbieten muss, jedoch einfach und schnell ist. Es gibt viele verfügbaren Tools, welche eins von beiden Anforderungen erfüllt, aber eine zu finden die beides tut, ist Gold wert. Wir streben danach, unser Tool primaERP TIME TRACKING, genau ein solches Tool zu machen, welches Ihnen hilft Ihre Ausgaben (und Zeit) exakt zu bewerten. :-)

Um es zusammenzufassen: Die Zeit ist eine von den wichtigsten Ressourcen einer Firma, wichtiger als Geld, also passen Sie (mindestens) genauso gut auf sie auf.

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