Donnerstag, 21. Mai 2015

5 Gründe, warum Sie Zeiterfassung Tools benutzen sollen

Wir alle wissen, wie wichtig es ist unsere Zeit richtig zu verwalten und auch eine gute Übersicht davon zu haben. Nicht nur um ein bisschen Kontrolle zu haben, aber auch um Daten zu erhalten welche uns helfen werden, unsere Fehler zu identifizieren und einen Weg zu finden, unsere Entscheidungen zu ändern oder verbessern.

Heutzutage gibt es zig Tools die Ihnen helfen Ihre Zeit besser zu erfassen und zu verwalten, welche Sie in dieser Liste von Zintro sehen können. Nichtsdestotrotz ist Zeiterfassung noch nicht ein Teil der täglichen Arbeit und nicht jedes Unternehmen hat ein solches Tool implementiert, entweder weil sie denken, dass es zu umständlich ist es zu implementieren oder weil sie denken, sie brauchen es nicht. Die Wahrheit jedoch ist, dass die meisten Tools innerhalb zehn Minuten implementiert werden können und viele Vorteile anbieten. Hier sind die 5 wichtigsten Gründe, warum Sie eine von diesen Tools probieren sollten:

1.    Sie erhalten eine genaue Übersicht der Arbeitsstunden

Mit diesen Tools können Sie genau sehen, wie viel Sie und Ihre Kollegen an einem spezifischen Projekt oder Kunde verbringen und auch die Beziehung zwischen den Kosten und der Zeit erforschen. Mit den Daten können Sie sehen, ob die Kosten für den Kunden oder das Projekt mit dem Budget übereinstimmen und es anhand den Informationen ändern. Es ändert das Kosten-Zeit Verhältnis von „so ungefähr sollte das passen“ zu einer genau und detaillierten Entscheidung, welche auf die Berichte und Daten basiert ist.

2.    Sie können die Zeit besser kontrollieren

Bevor man einen Vertrag mit dem Kunden abschließt, bespricht man ja die Kosten des Projekts oder der geplanten Arbeit, entweder in der Form von Geld oder Zeit. Oft wird an diesem Punkt nur geschätzt und gehofft, dass dieses Ziel erreicht werden kann. Im Laufe des Projekts wäre es dann doch wichtig zu wissen, ob Sie das Ziel erreichen oder ob Sie etwas ändern müssen? Hier kommen dann die Tools ins Spiel.


Da diese Tools schon automatisiert sind, ist es ganz einfach zu wissen, ob Sie über den Budget und die geplanten Stunden hinweg sind, ob Sie noch gut daran sind, oder ob es schon knapp ist. Diese Zeiterfassung Tools zeigen Ihnen die schon verbrachten Stunden und Kosten und helfen Ihnen zu sehen, an was Sie die meiste Zeit verbringen und anhand diesem, können Sie etwas ändern.



Falls Sie in einem Team arbeiten, können Sie mit den Tools auch sehen, welcher Mitarbeiter an welchen Aufgaben arbeitet und welche am Zeitaufwendigsten sind. Die Übersicht zeigt Ihnen welche Mitarbeiter effizient sind, welche Aufgaben einfach Zeit verschwenden und können anhand diesen Informationen den Vorgang jederzeit anpassen. Die Berichte können Ihnen auch helfen das Budget zu erweitern, entweder für das nächste Mal oder falls möglich, auch für dieses.

3.    Sie können die Profitabilität des Projekts überprüfen

Falls Ihre Kunden Sie nicht pro Stunde aber pro Projekt bezahlen, kann Ihnen die Zeiterfassung helfen zu sehen, wie profitabel das Projekt eigentlich ist. Sie können sehen wie viel der Kunde eigentlich zahlt und wie viel Zeit und Kosten Sie und Ihre Mitarbeiter benötigen. Mit diesen Informationen können Sie in der Zukunft bessere Budgets haben, damit Sie nicht mehr Zeit verbringen als Sie dafür bezahlt werden.

Dies kann auch für die kleineren Aktivitäten benutzt werden- Sie können sehen für welche Tätigkeiten Sie am meisten Zeit brauchen und welche von denen eigentlich effizient sind und welche nicht. Für die Zukunft können Sie dann für die jeweiligen Aufgaben mehr Zeit und auch mehr Geld verlangen und Sie haben durch die Berichte auch den Beweis dafür.

4.    Sie geben Ihren Mitarbeitern ein größeres Gefühl von Verantwortung und Verpflichtung

Es gibt viele Tools, die den Mitarbeiter regelrecht überwachen, also welche Programme er am Computer offen hat, wie viel Zeit er wo verbracht hat, usw. Viele Softwares fallen in Deutschland dadurch unter Kritik aber nichtsdestotrotz, es gibt sie immer noch. Die Ausrede ist, und vielleicht auch zu Recht, dass es die Produktivität des Mitarbeiters um einiges steigert, aber für den Mitarbeiter ist es kein gutes Gefühl, bei jedem Schritt überwacht zu werden.


Bei den Zeiterfassung Tools ist es das Gegenteil- die sind auf Vertrauen und Selbstdisziplin gebaut. Klar, der Mitarbeiter kann nicht alles tun was er will und durch die Berichte wird er auch „überwacht“, aber nur wegen der Qualität und Quantität der Arbeit. Im Endeffekt kommt es auf den Mitarbeiter an, die Daten einzugeben. Dies gibt dem Mitarbeiter mehr Verantwortung, was viele Leute mögen- sie sind ihr eigener Chef und können selbst eintragen, an was sie die Zeit verbracht haben. Es hilft ihnen mehr konzentriert zu arbeiten und nimmt auch das Gefühl der Überwachung weg. Wie schon oft gesagt, ein glücklicher Arbeiter ist ein guter Arbeiter.
 
5.    Sie haben optimale Preise und beschleunigen den Abrechnungs- und Bürokratie Prozess

Indem Sie diese Programme benutzen, lassen Sie die oft aufwendige Administrative Arbeit weg. Da die meisten Tools in der Cloud sind, sind sie von überall und jederzeit zugreifbar, ob im Büro oder unterwegs bei dem Kunden. Man kann die Daten in Echtzeit sehen und die Zeit wandelt sich regelrecht vor Ihren Augen in Geld um. Innerhalb ein paar Wochen haben Sie Daten, die Sie sofort benutzen können um die Stundensätze zu erstellen, bearbeiten und neue Budgets erstellen. Die Abrechnung geht dann fast von alleine, da Sie ja alle Daten schon haben. Jetzt müssen Sie es nur mit einem Tool in Rechnung stellen :-). Im Gegensatz zu früher, wo man verschiedene Bücher, Tabellen usw. hatte, ist jetzt alles einfach, automatisch und schnell. Und das möchte man doch am Ende des Tages, oder?


Verstehen Sie mich nicht falsch, die Zeit zu erfassen ist nicht jedermanns Sache- es ist eine Frage von Selbstdisziplin und Ordnung. Sobald man aber damit anfängt, sieht man den Vorteil innerhalb ein paar Tagen, da man alle Daten vor sich hat und sollte auch jemand eine Frage haben, ist alles an einem Platz auffindbar. Natürlich sollte die Software genug Features haben, aber auch den Prozess vereinfachen und alles automatisieren. Es gibt viele Softwares die genau das tun, aber ich würde primaERP Time Tracking empfehlen- einfach zu bedienen, hat viele Features für Teams wie auch Selbständige und ist kostenlos für 3 Benutzer, ohne irgendwelche Limits.

Also auf was warten Sie? Sehen Sie selbst wie mit ein bisschen Disziplin Sie Ihre Arbeit und auch Ihr Einkommen verändern können. Mit den Tools kann man fast sagen, dass die Arbeit Spaß macht ;).

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