Freitag, 7. August 2015

Die 4 Mythen der Zeiterfassung


Die ständige Überwachung der Arbeitnehmer macht nicht viele Menschen zufrieden. Zum Glück hat uns die Technologie jetzt die Möglichkeit gegeben, dieses zu vermeiden und gleichzeitig uns und die Firmen mehr produktiv und effizient zu machen. Ein Beispiel kann eine Zeiterfassungssoftware sein, welche uns ermöglicht herauszufinden, wer was macht, wie viel dafür bezahlt wird und wie lange es dauert. Auch mit diesen Vorteilen gibt es immer noch genug Gegner in einer Firma. Heute wird der Artikel Ihnen die Mythen über Zeiterfassung erklären und wie es eigentlich funktionieren kann.


Mythos Nr. 1: Die Zeiterfassung ist mit einem autoritären Managementmodell verwand


Manche Leute verknüpfen die Zeiterfassung mit einem traditionellen, strengen Führungsmodell, welches eigentlich der Gedanke von Remote-Teams und kreativen Jobs beschädigt. Die Wahrheit ist, dass von daheim zu arbeiten eigentlich viel mehr Aufmerksamkeit benötigt als die Arbeit in dem typischen Büro. Ohne diese Aufmerksamkeit kann die Verwaltung eines Projekts fast unmöglich sein. Die Elemente eines Projekts können außer Kontrolle geraten und den einzigen Ausweg, den man sich denken kann, ist die Frist weiter und weiter zu verschieben damit das Projekt überhaupt noch gelingen kann. Dies ist aber gefährlich, weil es zu dem Punkt kommen kann, wo das Projekt kein Ende hat und aufhört zu existieren.  Falls Sie schon mal versucht haben ein komplexes Projekt einfach so, ohne Kontrolle, laufen zu lassen, haben Sie es wahrscheinlich schon selbst erfahren, dass es so nicht geht. Sie mussten dann wahrscheinlich auf ein strengeres Managementmodell zurückgehen, damit das Projekt überhaupt abgeschlossen werden kann. Es ist schön und gut wenn alles seinen freien Lauf nimmt, aber um heutzutage mitzuhalten, braucht ein Projekt eine Übersicht, Präzision und Konsistenz.

Hier kommt die Zeiterfassung hinzu. Dieses Tool kann dieses strenge Managementmodell vermeiden, da es ermöglicht das Projekt frei zu laufen, aber die Informationen sind immer da. Man braucht kein strenges Managementmodell, welches alles genau kontrolliert und die Schritte anweist. Mit der Zeiterfassung ist es mehr flexibel. Sie können die Projekte umorganisieren und dem Prozess anpassen, während die Daten immer für den Chef oder das Management verfügbar sind. Diese Daten sind für jeden zugreifbar und übersichtlich, und da sie in Echtzeit erfasst werden, kann man immer noch Änderungen tätigen bevor es zu spät ist. So benötigt man gar nicht dieses altmodische, autoritäres  Modell mehr. 

Mythos Nr. 2: Eine Zeiterfassung Software ist ein Mikromanagement Tool


Wenn Sie Ihren Arbeitnehmern vorschreiben, alle 15 Minuten aufzuschreiben was sie genau getan haben, werden sie sich gleich in die Enge gezwungen vorkommen und denken, dass Sie sie ständig kontrollieren möchten. Dies ist die schlimmste Variante von Mikromanagement. Außerdem, falls Sie diese Methode wählen oder in Ihrem Unternehmen benutzen, dann benötigen Sie wahrscheinlich eine teure Software die dieses verwalten kann. Wir denken, dass gute Arbeiter selbständig arbeiten sollen und nur so bessere Resultate erreicht werden können.

Optimal sollte ein professionelles Team selbst motiviert sein, um das Beste für sich und das Unternehmen zu tun. In Wirklichkeit sieht es aber leider anders aus. Es kann natürlich sein, dass es an dem fehlenden Ansporn der Firma liegt oder weil sich niemand um die Leistung des Arbeitnehmers kümmert und auch nicht an die Aufgaben oder Grenzen der Person denkt. So kann schon manchem die Motivation fehlen. Selten sieht man Firmen die sehr professionelle und motivierte Angestellte haben, welche immer wissen was sie tun müssen und wann genau. Daher ist es eine gute und kluge Idee, kurz-und mittelfristige Ziele einzusetzen, realistische und genaue Fristen zu haben, die Entwicklungsphase genau zu beobachten und zusätzlich zu der Zeiterfassung auch ein Projektmanagement Tool zu benutzen.

Wenn Sie keine Form von Kontrolle oder Übersicht haben, also alles seinen freien Lauf lassen, werden Sie sehr viel Energie und Zeit verschwenden. Die ideale Idee von starken, kreativen Teams die immer nach dem Ziel streben und alles Mögliche machen um dies so perfekt wie möglich zu erreichen, ist nicht real. Die Wahrheit ist, dass wenn nichts das Team zusammenhält, wenn die Naht platzt, dann erfüllen Sie das Potenzial des Projekts und des Team nicht. 

Die Zeiterfassung wurde kreiert um die Produktivität von Teams und Menschen zu erhöhen und mehr Wissen über ihre Zeit zur Verfügung stellen. Mit diesem Tool können Teams ihre Tage selbst organisieren, ihre Aufgaben erfassen und dadurch auch Projekte zeitig abschließen. Sie erfahren mehr über sich selbst, wie sie arbeiten und wie sie auch mehr effizient sein können. Wenn es so geht, benötigen Sie kein Mikromanagement. Die Erfassung der Aufgaben und Projekte selbst ist ein kleiner Teil des Management, welche aber andere, strengere und unbeliebtere Modelle vermeidet. Übrigens, falls Sie nicht wissen wie Sie die Zeiterfassung Ihrem Team vorstellen sollen, lesen Sie unseren vorherigen Artikel.

Mythos Nr. 3: Die Zeiterfassung ist eine Zeitverschwendung


Viele Leute denken, dass die Zeiterfassung und der Stundenzettel nur für die Bürokratie erstellt wurden und das Prinzip nichts anderes als eine Zeitverschwendung ist und zusätzliche Kosten verursacht. Aber, deswegen wurden auch Softwares erstellt, die dieses vereinfachen und viel nutzerfreundlicher sind. Eine gute Zeiterfassung ist einfach einzustellen und intuitiv, egal ob sie für persönliche und geschäftliche Nutzung ist. Viele können auch mit Projektmanagement oder Kalender Programme verbunden werden, was natürlich die Zeiterfassung einfacher und das Zeitmanagement vollständiger macht.

Im Endeffekt spart die Software Zeit. Es gibt Ihnen eine Übersicht über den Status des Projekts und dessen Aufgaben in Echtzeit. Sie können dadurch Probleme beheben bevor sie überhaupt entstehen und mehr von Ihrer Zeit und Energie benutzen. Falls Sie jedoch an einer Software mehr als 5 Minuten am Tag verbringen um die Zeit überhaupt zu erfassen, dann stimmt etwas nicht. Wir würden dann empfehlen, eine andere aufzusuchen.

Mythos Nr. 4: Die Zeiterfassung ist nur für vertikal integrierte Unternehmen



Eine vertikal integrierte Firma, die ihren Leuten vorschreibt welche und wie sie genau die Schritte folgen sollen, ist heutzutage eher selten. Egal was für eine Unternehmensstruktur Sie übernommen haben, ob Sie selbständig oder für ein großes, multinationales Unternehmen arbeiten, die Zeiterfassung kann die Produktivität erhöhen. Insbesondere für KMUs und Selbständige ist es sehr wertvoll, da sie in engerem Kontakt mit der Zeit und den Kosten sind.

Ein Projektmanagement Tool hilft Ihnen eine Übersicht über den Prozess und den Status der Phasen zu haben, während eine Zeiterfassung Ihnen Daten gibt, welche Sie analysieren und damit arbeiten können. In jeder Firma ist es notwendig zu wissen, was die Arbeitnehmer während des Arbeitstages tun und am wichtigsten, wie effizient sie arbeiten und was sie erledigt haben. Wenn Sie dies wissen, dann können Sie die Prozesse optimieren und die Ziele schneller erreichen. Es ist egal was die Struktur ist, solange es eine Übersicht und genaue Daten gibt.

Um es zusammenzufassen, es gibt viele wichtige Gründe warum Sie die Zeit erfassen sollen, hier sind die 3 wichtigsten:

1.    Begriff von Produktivität und Zeitmanagement


Die Zeiterfassung ist nicht nur für Chefs oder Managers geeignet. Mit ihr kann man auch Probleme der individuellen Arbeitnehmer oder der Firma einfach erkennen und beheben, da man gleich sieht was effektiv ist und was nicht, wo der Gewinn ist und was die Ressourcen verschwendet. Es hilft auch dem Teamwork, da man die Informationen von vorherigen Projekten benutzen kann um sie zu analysieren und die zukünftigen besser zu planen.

2.    Steigerung des Gewinns


Mit den Daten von der Zeiterfassung können Sie und die Firma besser Entscheidungen treffen. Sie sehen sofort ob das Projekt effizient und vorteilhaft ist, ob der Preis und die Kosten fair sind und ob Sie die Mittel haben das Projekt fristgemäß zu erledigen. Die Software hilft Ihnen auch zu sehen, welche Mitarbeiter Zeit für das Projekt haben und welche schon überarbeitet sind, wie Sie die Aufgaben verteilen können und was Priorität hat.

3.    Möglichkeit für zusätzliche Hilfsmittel


Für diejenigen, die immer ein bisschen Probleme mit der Frist haben, kann die Zeiterfassung benutzt werden um zu zeigen, dass sie einfach nicht genug Mittel haben um den Job zeitgemäß zu erledigen. Eine detaillierte Analyse kann zeigen, dass die Aufgaben effizient erledigt wurden, aber dass die Mitarbeiter einfach zu viel Arbeit hatten und nicht genug Tools zur Verfügung. Sie haben ihr Bestes getan, aber ohne die richtigen Mittel konnten sie nichts für die Verspätung und schlechte Resultate. Wenn Sie zuständig für die Implementierung der Projekte sind, dann geht es heutzutage gar nicht mehr ohne Zeiterfassung.

Klar, die Zeiterfassung kann am Anfang langweilig und bürokratisch aussehen, aber für Firmen heutzutage ist sie unentbehrlich. Sie gibt Ihnen viele Informationen, welche wichtig sind um die richtigen Entscheidungen zu treffen und um ein effizienteres Arbeitsmodell zu haben. :-)

1 Kommentar:

Mari hat gesagt…

Sehr interessant diese Mythen. Wir haben bei uns in der Firma das mit der Zeiterfassung leider lange nicht so genau genommen. Wodurch uns, jetzt im nachhinein betrachtet, einiges an Gewinn durch die Lappen gegangen ist. Jetzt haben wir ein nagelneues Zeiterfassungssystem (http://www.gecosoft.at/zeiterfassung/) und mit dem läuft alles super! Wir arbeiten seit dem viel effizienter und konnten im letzten Monat sogar bereits einen höheren Gewinn als sonst erzielen.

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