Dienstag, 18. August 2015

Nützliche Tools für Remote-Teams

Vor fünfzehn Jahren konnten wir uns nicht vorstellen, dass es einmal möglich sein wird, ganz einfach an einem Projekt zusammen mit einem Team zu arbeiten, welches nicht mit Ihnen im Büro sitzt. Dies hat sich aber durch das schnelle und weitverbreitete Internet, die stärkere Computerleistung und den intelligenten Apps nun ermöglicht und mehrere Firmen und Selbständige profitieren davon.

Wir von primaERP benutzen diese "neue" Arbeitsweise und arbeiten teilweise von verschiedenen Orten zusammen. Durch dies haben wir mehrere Erfahrungen gesammelt und benutzen einige Tools, die unentbehrlich geworden sind. Hier sind einige davon:

Teilen ist notwendig


Google Drive

Dieses Tool muss man eigentlich nicht vorstellen, da die meisten es schon kennen. Google Kontos bieten einen großen Datenspeicher an, also kann man so viel Dokumente, Fotos, Tabellen, Kontakte, usw. wie man möchte hochladen. Alles ist in der Cloud gespeichert, also hat man von überall und jederzeit per PC, Tablet oder Smartphone darauf Zugriff. Man kann die ganzen Daten mit jedem teilen, auch wenn diese kein Google Konto haben. Außerdem funktioniert Google Drive auch Offline, also kann man auch ohne Internet arbeiten und sobald die Verbindung wieder hergestellt wird, werden die Daten synchronisiert.


Die Kommunikation ist die Grundlage


Skype

Es gibt so viele verschiedene Tools für die Komunikation, aber wir haben uns für das gute, alte Skype entschieden. E-Mails sind gut aber mit jemanden zu reden oder einen Konferenz-Call zu  machen ist meistens effizienter und direkter. Es geht nichts zwischen den Zeilen verloren und man hat sofort eine Antwort anstatt darauf warten zu müssen. Skype hat sich über die Jahre viel verbessert, vor allem mit der Tonqualität, also ist es wert, ein Blick wieder darauf zu werfen. Nichtsdestotrotz, manchmal ist eine schriftliche Kommunikation notwendig, zum Beispiel um Notizen oder auch die To-Do Liste zu teilen. Wir empfehlen eine gute Balance zwischen diesen Formen von Kommunikation einzuhalten.

Organisierung der Aufgaben


Basecamp

Um ein effektives Team zu haben, sollte man auch die Aufgaben kennen
und richtig zuteilen. In Basecamp ist dies möglich und sehr einfach. Einfach die Aufgaben erstellen, zuteilen und eine Frist festsetzen. Es hat auch einen Kalender, wo man die Arbeitszeiten der Mitarbeiter sehen kann, damit man weiß wer verfügbar ist und wer nicht. Wie Sie vielleicht wissen, ist die Einhaltung der Frist, zumindest in dem Technologie Bereich, das größte Problem des Projektmanagements. Wir versuchen dies zu vermeiden indem wir mit Basecamp die großen Projekte und Aufgaben in kleinere teilen. Somit können wir Fristen für die kleineren Projekte oder Aufgaben setzen und besser die Frist für das allgemeine Projekt einhalten.

Die Zeit erfassen


primaERP



Das Problem mit der Frist kann auch mit der Zeiterfassung der Aufgaben behoben werden. Es ermöglicht uns eine Übersicht der Produktivität der Mitarbeiter sowie von uns selber zu haben und auch lernen, wie man die Ressourcen besser einteilen kann um die Zeit für das Projekt besser einzuschätzen. Wir benutzen unser ´Hausgemachtes´ primaERP. Wir verlassen uns darauf und versichern daher, dass das Tool vertrauenswürdig ist und ständig verbessert wird. Nicht nur, weil wir ein gutes Herz haben (das haben wir aber auch!), aber weil wir auch das beste System für uns möchten :-)

Probleme lösen


TeamViewer

Um ein (technisches) Problem einfach von überall zu lösen, ist TeamViewer das optimale Tool. Man kann den Bildschirm mit einer guten Verbindung ganz einfach mit Mitarbeitern oder Kunden teilen, welche dann (mit Erlaubnis) auch auf Ihren Screen zugreifen können. Es ist als ob man im gleichen Raum auf den Screen schaut und zusammen das Problem löst. Man kann auch Online Meetings, Präsentationen und Trainings haben um gleichzeitig zusammen zu arbeiten.

Anwendungen verbinden


Zapier

Zapier ist ein sehr nützliches Tool für diejenigen, die einfach verschiedene Anwendungen ohne kompliziertes Programmieren verbinden möchten. Mit dieser Anwendung kann man Aufgaben in einem CRM Tool erstellen und zuteilen, welche dann in dem Mitarbeiter sein Kalender erscheinen, obwohl beide Systeme eigentlich nicht verbunden sind. Somit kann man die besten Tools haben und sie zu einem gemeinsamen Tool verbinden.



Zusammenfassung


Die richtigen Tools und Apps können die physische Distanz entfernen und die Teamarbeit verbessern, aber man darf nicht vergessen, dass Technologie nicht alles ist. Egal wie groß die Distanz ist und welche Tools man benutzt, man darf den Teamgeist und dessen Wichtigkeit nicht vergessen. Wenn man beides hat, den Teamgeist sowie auch die Tools, dann sollte nichts in Ihrem Weg zum Erfolg stehen.

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