Montag, 26. Oktober 2015

5 Tipps, wie man sich besser (auf die Arbeit) konzentrieren kann


Sie sitzen an Ihrem PC und versuchen sich auf die Arbeit zu konzentrieren, wenn es passiert- eine neue „wichtige“ E-Mail trifft ein oder der Kollege kommt um etwas „wichtiges“ zu besprechen. Klar, die E-Mail muss gelesen werden um zu sehen, wie wichtig sie ist und den Kollegen kann man auch nicht gleich wegschicken. Nach dem alles geklärt ist, widmen Sie sich wieder der Arbeit zu aber plötzlich wissen Sie nicht mehr, wo Sie eigentlich waren. Hört sich das bekannt an? Keine Angst, die meisten von uns kennen das, ob Student oder Arbeitnehmer. Es kann natürlich auch passieren, dass die Konzentration nach einer schwierigen Nacht fehlt und egal was Sie tun, es geht nicht, aber ansonsten sollten diese paar Tipps Ihnen helfen, sich auf die Arbeit zu konzentrieren.

1)    Bevor Sie sich an Ihren Arbeitsplatz sitzen, sollten Sie schon wissen was Sie heute vor haben


Sind Sie der Typ, der sich an seinen Arbeitsplatz sitzt, den PC anschaltet und sich dann überlegt, also, was kann ich heute machen? Falls ja, dann wird es Ihnen schwer fallen sich zu konzentrieren. Wenn Sie sich keinen Plan gemacht haben was Sie heute erledigen sollen, dann ist es ganz einfach „kurz“ Facebook aufzumachen und Videos über witzige Katzen anzuschauen und schon ist man nicht mehr produktiv. Planen Sie wann Sie E-Mails antworten möchten und wann Sie arbeiten und belohnen Sie sich dann nach der erledigter Arbeit mit den witzigen Artikeln oder Videos.

2)    Wissen Sie wie viel Zeit Sie für was benötigen?


Wenn Sie ein neues Projekt anfangen, sollten Sie ungefähr wissen, wie lange es dauern wird, damit Sie auch ordnungsgemäß planen können. Mit einer Zeiterfassungssoftware können Sie überprüfen, wie lange Sie eigentlich wirklich an dem Projekt verbracht haben und falls Sie weit über die geschätzte Zeit gegangen sind, dann können Sie die Zeit für zukünftige Projekte besser anpassen. Mit dem Zeitplan können Sie sich besser konzentrieren, da Sie sich an den Plan halten müssen um nicht Zeit und Geld zu verschwenden. Bei unserer Zeiterfassungssoftware primaERP wird die Zeit rot gekennzeichnet, falls Sie doch mehr Zeit wie geplant verbracht haben.

3)    Vermeiden Sie Ablenkungen


Wenn Sie Ihr Büro mit anderen teilen oder in so genannten „open space“ Büros arbeiten, dann können die Unterhaltungen und das Gelächter von anderen ganz schön ablenken. Manchmal kann man hier nur Kopfhörer benutzen und es reicht, aber manchmal hilft dies auch nicht weiter. Hier ist es gut, wenn Sie den Kollegen einfach mitteilen, was Sie zu tun haben (z.B. ein wichtiges Telefonat) oder sie einfach bitten, ein bisschen ruhiger zu sein. Sie müssen natürlich  nicht jedem sagen was Sie jede Minute tun, aber es hilft damit die Kollegen wissen, wann sie Sie unterbrechen können und wann nicht. Natürlich kann man nicht immer wissen, wann man gerade Zeit hat für Unterhaltung, aber wir hier in primaERP benutzen diese einfache Regel, da wir gerne Musik während der Arbeit hören. So weiß jeder Bescheid:


Source: http://theheadphonesrule.com/

Wenn beide Kopfhörer auf sind, dann bitte nicht stören. Falls nur einer auf ist, dann haben Sie freie Bahn den Mitarbeiter zu stören:-).

4)    Machen Sie es sich einfacher und delegieren Sie die Aufgaben


Vor allem wenn Sie eine führende Position haben, sollten Sie nie alle Aufgaben selbst erledigen. Sie haben damit nur Stress und sind total verspannt, was der Konzentration nicht helfen wird. Bevor Sie etwas erledigen, überlegen Sie ob es nicht jemand anderes besser und effektiver erledigen kann. Zögern Sie nicht Ihre Kollegen und Mitarbeiter nach Aushilfe zu fragen; es hilft nicht nur Ihnen aber gibt den Mitarbeitern auch mehr Verantwortung, welches sie schätzen werden. Natürlich können Sie nicht alle Arbeit delegieren, aber falls möglich hilft es Ihnen die nicht so wichtigen Sachen weiterzugeben, damit Sie sich auf die anderen Dinge konzentrieren können. Mit primaERP ist dies ganz einfach getan- der Projektleiter kann die Aufgaben der Projekte den Mitarbeitern zuweisen und kann dann ganz einfach im Kalender die Übersicht haben, wer daran arbeitet und wer nicht.



5)    Passen Sie auf das Multitasking auf


Hier hilft ein einfacher Test um zu erfahren, ob Sie ein Multitasker sind- wie viele Tabs haben Sie in Ihrem Browser jetzt geöffnet? Und wie viele davon haben etwas mit der jetzigen Arbeit zu tun (natürlich außer diesen Blog zu lesen)? Falls Sie mehrere unterschiedliche Tabs offen haben, sehen Sie dass Sie ein kleiner Multitasker sind, aber leider hilft das der Produktivität und Konzentration im Endeffekt nicht. Am Anfang werden Sie vielleicht denken, dass Sie mehrere Sachen auf einmal machen können und wie ein Superheld sind, aber dann bald werden Sie den Stress fühlen. Sie wollen alles gleichzeitig machen und alles gleich gut. Leider geht das nicht immer, und das merkt man schon außerhalb der Arbeit. Haben Sie schon mal versucht mit jemanden zu telefonieren während Sie einen Artikel schreiben? Aus Erfahrung kann ich Ihnen sagen, es geht nicht- entweder ist das Gespräch ein sehr stilles mit ein paar Ah ha, Ja und Was? oder der Artikel wird keinen Sinn machen. Also aus Erfahrung würde ich Ihnen raten, eins nach dem anderen zu tun. Hier kann Ihnen auch die Zeiterfassung helfen- Sie können ja die Stoppuhr nur für eine Aufgabe starten- also wäre doch blöd in der Zeit etwas zu tun, wofür Sie nicht bezahlt werden. Dann ist es doch besser einfach die Aufgabe zu erledigen und sich dann nach einiger Zeit eine Pause zu gönnen (wie die berühmte Pomodoro Methode angibt).

Also was denken Sie? Können Ihnen diese einfachen Konzentrationstipps helfen? Mit der Zeiterfassung von primaERP gibt es schon ein Tool das helfen kann, aber natürlich liegt der Rest an Ihnen. Viel Glück und danke für die Konzentration :-).

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