Montag, 5. Oktober 2015

7 Tipps, um ein effektives Meeting zu leiten

Meetings sind tolle Tools um komplizierte Probleme zu lösen, welche schnelle Entscheidungen benötigen. Falls Sie eine Antwort auf unsere 7 Fragen gefunden haben und das Meeting notwendig ist, können Sie jetzt die Einladungen ruhig senden.

Die Einladungen sollten an die beteiligten gesendet werden, welche eigentlich helfen können das Problem zu lösen, nicht an alle. Sobald Sie sich entschieden haben, wer in dem Meeting teilnehmen soll, sollten Sie ihnen auch die Themen und Dokumente für das Meeting schicken damit sie sich dafür vorbereiten können. Außer dem Datum und der Uhrzeit sollten Sie auch in der Einladung angeben, wie lang das Meeting (ungefähr) dauern sollte. Dies ist nicht immer einfach, aber diejenigen die viel zu tun haben werden das sehr schätzen.

Jetzt wissen Sie wie Sie ein Meeting aufstellen können, aber wie werden Sie das Meeting organisieren und leiten? Hier ein paar Tipps:

1.    Eine Person spricht..


Lassen Sie sich nicht von anderen unterbrechen, es ist unproduktiv und unhöflich. Falls alle gleichzeitig reden und besprechen, dann ist es sehr schwierig eine Entscheidung zu treffen oder überhaupt diese zu diskutieren. Wie der Spruch schon sagt, „viele Köche verderben den Brei“ und damit ist das Meeting eine Zeitverschwendung.

Tipp: Es hilft einen kleinen Ball oder ein Stofftier bei sich zu haben. Es hört sich vielleicht kindisch an, aber es kann Ihnen helfen: Die Person die das Objekt hält, hat das Recht zu sprechen. Falls jemand anderes sprechen will, muss er warten bis die Person ihm das Objekt gibt. Es macht das Meeting effektiver aber auch unterhaltsamer.

2.    Und die anderen hören zu.


Effiziente Kommunikation ist ein Muss um ein gutes Meeting zu haben. Passen Sie auf das sich keine Gruppen bilden, da diese dann miteinander reden und dem Leiter nicht mehr zuhören. Außerdem kann es passieren, dass auch diejenigen die nicht mit jemanden reden, demotiviert werden und anfangen ins Leere zu starren, ihr Handy checken oder lieber den Gruppen als dem Leiter zuzuhören. Dies kann ein großer Zeitfresser sein, da in dieser Zeit nichts getan wird und es einfach ist den Überblick zu verlieren. Bis man wieder die Aufmerksamkeit hat sind Minuten verstrichen, welches das Meeting nur verlängert. Es hilft niemanden, also versuchen Sie die Konzentration der Teilnehmer zu halten.

3.    Konzentration


Wie soeben erwähnt, sollten Sie ihr Bestes tun um jeden aufmerksam und konzentriert zu bewahren. Es ist sehr einfach abzuschweifen und „interessantere“ Themen wie das gestrige Fußballspiel zu besprechen, aber dies bringt Sie keinen Schritt weiter. Sobald Sie merken, dass die Mitarbeiter abschweifen, ist es die Verantwortung des Leiters um dies zu unterbrechen und sich wieder auf die Arbeit zu konzentrieren. Es ist für jeden das Beste die Abschweifungen gering zu halten und somit lange, unproduktive Meetings zu vermeiden.

Tipp: Der Leiter des Meetings muss nicht unbedingt der Manager sein. Es sollte jemand sein, der sich mit dem Thema auskennt und auch hervorragende Kommunikationsfähigkeiten hat. Manchmal ist es sogar besser wenn der Manager nicht das Meeting leitet, da er sich dann auf wichtigere Sachen konzentrieren kann und gleichzeitig auch zeigt, dass er seinen Mitarbeitern vertraut- es steigert die Motivation der Mitarbeiter und ist produktiver, also eine „Win-Win Situation“.

4.    Notizen nehmen


Für jedes Meeting sollten Sie einer Person die Aufgabe des Protokollführers (oder Minute Taker) zuweisen, damit alle wichtigen Ideen, Themen und Besprechungen aufgeschrieben werden. Sie können diese Notizen dann mit den Mitgliedern nach dem Meeting teilen und jederzeit darauf zurückgreifen. Es ist auch hilfreich eine Tafel, ein Whiteboard oder Projektor zu haben, damit Sie dort die 5 wichtigen Themen aufschreiben können und während des Meetings jeder sehen kann, was man noch zu erledigen hat.

5.    Den Zeitplan folgen


Denken Sie daran, dass wenn Sie alles erledigen möchten und trotzdem effektiv sein möchten, sollten Sie einen Zeitplan und eine Frist haben. Schätzen Sie schon im Voraus wie lange das Meeting dauern sollte und halten Sie sich daran. Es hilft jemandem die Aufgabe des Zeitreglers zu geben, welcher Ihnen dann zuwinkt wenn die Zeit um ist, selbst auf die Uhr zu schauen oder die Zeit mit einer Software zu erfassen. Somit können Sie die Zeit einteilen und jeder in dem Meeting weiß, dass in den nächsten 20 Minuten dieses Thema besprochen und dann auch abgeschlossen wird. Das Meeting wird nicht nur effektiver sein, aber auch schneller und produktiver.

6.    Wissen wann es vorbei ist


Während des Meetings werden Sie wahrscheinlich viele verschiedene Themen diskutieren und jeder möchte seinen "Senf" dazugeben. Es wird auch vorkommen, dass ein oder zwei Mitarbeiter sehr spezifische Fragen haben, die Sie vielleicht gerne antworten möchten. Dies kann auch getan werden, solange Sie wieder sich der ganzen Gruppe danach widmen. Falls Sie alle Themen schon diskutiert haben und mehrere spezifische Fragen nun gestellt werden, ist es Zeit das Meeting aufzulösen. Sie sollten entweder die Personen gehen lassen, die nun nichts mehr mit der Diskussion zu tun haben, oder Sie sollten das Meeting einfach abschließen und zusätzliche spezifische Meetings mit den jeweiligen Mitarbeitern organisieren. Falls Sie aber noch nicht alle Themen durchgegangen sind, dann sollten die Mitarbeiter ihre Fragen aufschreiben, damit Sie zu einem späteren Zeitpunkt darüber reden können. Somit können Sie sich auf das jetzige Meeting konzentrieren und die Mitarbeiter werden auch zufrieden sein, ein „privates“ Meeting zu haben.

7. Positiv sein


Sobald das Meeting dem Ende zuneigt, denken Sie daran positiv alles zusammenzufassen- welche Probleme sie gelöst haben, welche Aufgaben erledigt wurden, welche neuen zugewiesen wurden, etc. Es macht nichts aus, falls das Meeting eigentlich ein Chaos war oder Sie nicht alles so gelöst haben wie Sie wollten, aber es sollte positiv ausklingen. Betonen Sie was Sie erledigt haben und was jeder beigetragen hat. Sie haben nach dem Meeting noch genug Zeit um es zu analysieren und Feedback zu schicken. Für jetzt, fassen Sie es einfach zusammen und bedanken Sie sich mit einem Lächeln :-).

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