Donnerstag, 9. März 2017

Neuigkeiten: Wie und warum kann man private Projekte verbieten

Gute Nachricht: primaERP ist wieder besser

 

Wenn Sie in Ihrem primaERP Konto mehrere Benutzer haben, wird es Ihnen bestimmt gefallen, dass Sie jetzt die Teamtabelle in PDF, XLS and CSV Formate exportieren können. Falls Ihnen das Feld für Zahlungsinformationen gefehlt hat, finden Sie es jetzt unter Kontoeinstellungen – Allgemein. Die letzte neue Funktion ermöglicht Private Projekte zu verbieten. Die Entstehungsgeschichte dieser Feature und Tipps & Tricks für Private Projekte finden Sie in dem Fallbeispiel.
 


Schwierigkeiten mit den privaten Projekten


Der Teamleiter Christoph hat Schwierigkeiten: die Mitglieder seines Teams erstellen oft private Projekte im primaERP Time Tracking und nehmen an, dass sie die Dateien mit den anderen teilen können.  Gerade gestern war er böse auf Markus, wessen Stundenzettel für den Projekt Alpha im System gefehlt hat. „Aber die Dateien sind doch da,“ verteidigte sich Markus und zeigte seinem Boss den Bericht auf seinem eigenen Laptop. Ja, die Zeit wurde wirklich erfasst, aber leider auf einem privaten Projekt. 

Es ist nicht zum ersten Mal passiert. Christoph wandte sich auf den primaERP Support um Rat. Könnte er als Admin nicht den Zugriff zu den privaten Projekten seiner Untergeordneten. Er ist doch der Boss!

Dieser Idee haben wir alle im primaERP Team grundsätzlich widersprochen. Es geht um Ihren Datenschutz! Sie haben sich an die Zeiterfassung der Arbeit für einzelne Klienten gewöhnt. Warum könnten Sie nicht Ihre Zeitmanagement-Kompetenz auch im Privatleben anwenden? Es hilft Ihnen die Zeitverwendung und im Endeffekt auch die Lebensqualität zu verbessern. Private Projekte sind für Sie da, um die Zeit in Bezug auf Ihre privaten Angelegenheiten zu verwalten. Das geht aber ihren Boss nichts an! 



Markus hatte natürlich nicht die Absicht zu verbergen, dass er an dem neuen Projekt Alpha Tag und Nacht arbeitet. Das soll doch der Chef wissen! Markus fand aber nicht das zuständige Projekt im primaERP und als Mann der Tat hat er sich entschieden es selber zu gründen. Leider übersah er, dass bei dem Projekt das Kästchen „Privat“ automatisch abgehakt wurde, da Markus nicht die Rolle Projektmanager zugeteilt hat. Er hat auch nicht die Warnung bemerkt, die sagte „Vorsichtig, Sie erstellen ein privates Projekt! Nur SIE werden diese Datensätze sehen!“

 

Wie kann man privates Projekt in ein öffentliches umwandeln?

 

Markus hat natürlich keine Lust alle Zeitangaben für die letzten zwei Monate manuell auf ein öffentliches Projekt zu überschreiben.

Da Markus der einzige ist, der an dem Projekt Alpha arbeitet, und noch kein öffentliches Projekt dafür erstellt wurde, kann Markus einfach ins Verwalten – Projekte gehen und das Häkchen beim Wort „Privat“ entfernen. Vorher muss er ihm aber der Administrator (mindestens vorübergehend) die Rolle Projektmanager zuteilen, ohne der man keine Projekte erstellen oder bearbeiten kann.


 
Auf dem Tab „Mitglieder“ wird Markus dann nur wählen, ob er allen oder nur gewählten Benutzer den Zugriff zum Projekt erteilt.   


Wenn in dem System neben Markus‘ Privatprojekt noch ein weiteres öffentliches Projekt für das selbe existieren würde, wäre es günstiger die Dateien zwischen den Projekten massenhaft zu verschieben, wie wir uns in einem separaten Artikel nächste Woche zeigen.

In Christophs Team hat es schon viel Ärger gegeben, dass die Leute entgegen der Anweisung eigene private Projekte angelegt haben. Deshalb hat er uns gefragt, ob es möglich ist, den Benutzern Private Projekte einfach zu verbieten. Das war kein Problem für unsere geschickten Programmierer. Jetzt hat also die Möglichkeit den Benutzern die privaten Projekte zu verbieten. Er muss nur unter Time Tracking Einstellungen – Eigenschaften die Möglichkeit „Private Projekte verbieten“ auf „Ein“ umschalten.


Für den privaten Gebrauch kann Markus jederzeit unter www.primaerp.com
ein anderes Konto gründen, wo er zum Beispiel erfassen kann, ob er mehr Zeit mit seiner Familie oder in der Kneipe verbringt.

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